El acceso a los pliegos por medios electronicos.

Siguiendo con el asunto de la publicación de las licitaciones de los contratos sujetos a regulación armonizada en el DOUE y las posibles reducciones de los plazos inicialmente previstos.

Nos habíamos quedado en que los plazos se pueden reducir 5 días cuando se ofrezca acceso por medios electrónicos, informáticos o telemáticos a los pliegos y a la documentación complementaria.

Las cuestiones que surgen pueden ser:

• ¿basta con colgar un pliego en nuestra página web?,
• ¿en word o en PDF?,
• ¿son esos documentos electrónicos, documentos electrónicos legales?;
• y si una empresa solicita un pliego u otro documento para preparar su oferta, ¿se puede enviar por correo electrónico?;
• ¿qué constancia tenemos?,
• si alguien después pregunta sobre la publicación del pliego o sobre el envío de los documentos ¿cómo acreditaremos que enviamos y que recibieron los pliegos?...

1. Los pliegos y la documentación complementaria.

Según dice el artículo, para que la reducción se pueda llevar a cabo hay que dar acceso a los pliegos y a la documentación complementaria.

Está claro que hay que facilitar los pliegos de cláusulas administrativas, documento que describe cómo se va a seleccionar al proveedor y cómo se va a ejecutar el contrato.

Este contenido puede estar en un sólo documento, los pliegos de cláusulas administrativas particulares o repartido en varios:

• Pliego de cláusulas administrativas generales.
• Pliegos modelos de cláusulas administrativas particulares.
• Cuadros de características técnicas. 

También hay que facilitar el documento donde se describe técnicamente qué tendrá que hacer el proveedor para satisfacer la necesidad que origina el contrato, documento que varía según el tipo de contrato:

• Pliego de prescripciones técnicas para suministros y servicios (art. 100);
• Proyecto para las obras (art. 105 LCSP);
• Estudio de viabilidad (art. 112 LCSP) y anteproyecto de explotación y construcción de la obra (art. 113 LCSP) y proyecto de obras (art. 114 LCSP) para los contratos de concesión de obra pública;
• Régimen jurídico del servicio público (art. 116 LCSP) y anteproyecto de obra y explotación (art. 117 LCSP) en los contratos de gestión de servicio público).

Hay otra documentación complementaria que, para favorecer la concurrencia de empresas, también se puede facilitar por medios electrónicos:

• El modelo oficial de proposición económica.
• El modelo de la declaración responsable de no estar incurso en prohibición de contratar (art. 130.1º c)

2. Medios electrónicos de acceso a los pliegos.

En la actualidad, dos son los medios electrónicos ampliamente usados para facilitar los pliegos y la documentación complementaria:

• La publicación de los mismos en Internet, esta es la regla general, como se desprende del art. 142.1º "cuando no se haya facilitado acceso por medios electrónicos, informáticos o telemáticos a los pliegos y a cualquier documentación complementaria,...."
• El envío de los mismos mediante correo electrónico.

3. La utilización de los medios electrónicos.

Hay que partir del hecho de que la gestión electrónica de las tareas administrativas, sean o no relativas a los procedimientos de contratación, "exigen al menos el mismo nivel de garantías y seguridad que se requiere para la utilización de medios no electrónicos en la actividad administrativa" como dice expresamente el art. 4 f) Ley 11/2007.

De cumplir los trámites y de poder demostrar que se han realizado, dependerá la seguridad jurídica de la actuación administrativa y, en el caso de la contratación, que se cumplan los principios de libertad de acceso a las licitaciones, publicidad y transparencia de los procedimientos, y no discriminación e igualdad de trato entre los candidatos (arts. 1 y 123 Ley 30/2007).

Para asegurar el cumplimiento de dichos principios en la gestión electrónica de las tareas administrativas de la contratación se precisan de unos elementos comunes, válidos para todas los procedimientos administrativos y todas las Administraciones (como la sede electrónica, el registro electrónico, las notificaciones y comunicaciones electrónicas o el archivo electrónico), y de unos elementos habilitantes que hacen posible la gestión electrónica como la firma electrónica y el sellado de tiempo (la primera acredita quién ha hecho algo en Internet (la identidad); la segunda acreditará cuándo algo fue hecho (el tiempo)).

Ya sabemos que en el procedimiento de contratación, hay actuaciones que se deben realizar obligatoriamente por un medio electrónico, (perfil de contratante) y que obligatoriamente se deben de acreditar mediante su sellado de tiempo.

El uso del perfil de contratante para otras tareas administrativas o el uso de otros medios electrónicos es optativo (y muy recomendable), pero en el caso de que se decidan usar se deberá hacer, para garantizar la seguridad jurídica de la actuación, de conformidad con lo legalmente establecido.

Para garantizar la seguridad jurídica cuando se utilicen medios electrónicos en los procedimientos de contratación, se han regulado las condiciones de su utilización, regulación legal que viene determinada, básicamente, por el siguiente cuerpo legal:

• Directiva 2004/18/CE del Parlamento Europo y del Consejo de 31 de marzo de 2004 sobre coordinación de los procedimientos de adjudicación de los contratos públicos de obras, de suministro y de servicios.
• Ley 30/2007, de 30 de Octubre, de Contratos del Sector Público.
• Real Decreto 817/2009, de 8 de mayo, por el que se desarrolla parcialmente la Ley 30/2007, de 30 de octubre, de Contratos del Sector Público.
• Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos.
• Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, por el que se desarrolla parcialmente la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos.
• Real Decreto 3/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el ámbito de la Administración Electrónica.
• Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración Electrónica.

Vamos a centrarnos en el régimen previsto en la legislación de contratos para la utilización de los medios electrónicos y en nuestro supuesto, el acceso por medios telemáticos a los pliegos y otra documentación complementaria.

4. Publicación de los pliegos y documentación complementaria en el perfil de contratante.

Es el medio más cómodo y universal. Para ser legalmente válido precisaría:

• Hacerse en el perfil de contratante del órgano de contratación.
• El perfil de contratante está ubicado en la sede electrónica y ésta se debe identificar mediante un sistema de firma electrónica basado en certificados de dispositivo seguro o medio equivalente (art. 17.1º Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, por el que se desarrolla parcialmente la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos).
• Otra opción es publicarlos en la plataforma de contratación del Estado.
• Los pliegos administrativas y los documentos técnicos, en la medida que tienen efectos jurídicos deben estar firmados electrónicamente, con firma electrónica reconocida (letra f) D.A.19ª segundo), sólo así se garantiza la identificación y autenticación de las personas y la integridad de la información de los documentos.
• La utilización de medios electrónicos no puede limitar la concurrencia, por ello, los formatos de los documentos electrónicos que se usen deben ajustarse a especificaciones públicamente disponibles y de uso no sujeto a restricciones, que garanticen la libre y plena accesibilidad a los mismos. (letra i) D.A.19ª segundo).
• Hay que sellar el tiempo de la publicación de los documentos, ya que, en la medida en que de la publicación de  estos documentos se derivan efectos jurídicos (la reducción de los plazos) hay que dejar constancia de que la actuación se realizó (por la seguridad jurídica y la garantía de los principios de la contratación). Además, según dice artículo 51.3º del Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, por el que se desarrolla parcialmente la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos relativo al archivo electrónico "la Administración General del Estado y sus organismos públicos vinculados o dependientes deberán conservar en soporte electrónico todos los documentos electrónicos utilizados en actuaciones administrativas, que formen parte de un expediente administrativo, así como aquellos otros que, tengan valor probatorio de las relaciones entre los ciudadanos y la Administración."

5. Envío electrónico de los pliegos y documentación complementaria.

Ya sé que no es "administrativamente correcto" decirlo, pero hay que saber que el correo electrónico no es un medio de comunicación legal.

"En ningún caso tendrán la condición de registro electrónico los buzones de correo electrónico corporativo asignado a los empleados públicos o a las distintas unidades y órgano" dice el art. 27.3º Real Decreto 1671/2009.

Y si no vale para enviar y recibir documentos por el Registro, tampoco vale para enviar los documentos en base a los cuales las empresas van a invertir su tiempo y dinero preparando las ofertas y luego, se van a comprometer y aceptar ejecutar un contrato.

Y el correo electrónico no vale, porque ni se puede acreditar quién lo envía, ni quién lo recibe, ni cuándo se recibe, ni qué se recibe.

Hay que partir del art. 142.1º, que dice "en el caso de que no hayamos publicado los documentos en Internet, hay que enviarlos a los interesados en un plazo de seis días a partir de la recepción de una solicitud."

Lo más probable es que la empresa solicite su envío por medios electrónicos, y si lo hace hay que enviárselo por dicho medio, ya que, la elección del canal electrónico, como medio de comunicación en los procedimientos de contratación, es un derecho de los ciudadanos. "Cualquier referencia hecha en la Ley 30/2007 a la presentación de documentos escritos , no obstará a la presentación de los mismos por medios electrónicos", se dice en la letra h) D.A.19ª segundo, habiéndose reconocido expresamente, desde el 1 de Enero de 2010, que los ciudadanos son los que obstentan el derecho a relacionarse por medios electrónicos, (art. 1 Ley 11/2007).

Si el ciudadano que representa a una empresa ha elegido el canal electrónico y ha solicitado su envío por este medio y teniendo presente que el correo electrónico no se puede utilizar, habría que utilizar otros sistemas de comunicaciones, que según dispone la letra e) de la D.A.19ª segundo deben poder acreditar:

• la fecha y hora de su emisión o recepción,
• la integridad de su contenido y
• el remitente y destinatario de las mismas.

Además como cualquier sistema informático que se use, debe cumplir una serie de normas, comunes para todos los programas y aplicaciones informáticas:

• Los programas y aplicaciones necesarios deben ser de amplio uso, fácil acceso y no discriminatorios, o se deben poner a disposición de los interesados por el órgano de contratación (letra c) D.A.19ª segundo)..
• Deben poder garantizar de forma razonable, según el estado de la técnica, la integridad de los datos transmitidos. ((letra d) D.A.19ª segundo).
• Deberán garantizar la confidencialidad de la información, (letra d) D.A.19ª segundo).
• Deberán ofrecer suficiente seguridad, de acuerdo con el estado de la técnica, frente a los virus informáticos y otro tipo de programas o códigos nocivos (letra d) D.A.19ª segundo).
• Deben poder garantizar que la firma electrónica que se está usando es la firma electrónica reconocida, (letra f) D.A.19ª segundo)

Con estas aplicaciones y con el uso de la firma electrónica, como funcionarios podremos acreditar, si es preciso, quién envío los documentos, qué documentos se enviaron, cuándo se recibieron y quien los recibio.

Ya sé que lo usamos todos y lo vamos a seguir usando, pero el correo electrónico en el uso de las tareas administrativas, dentro de una cultura administrativa tan garantista, entraña sus riesgos y bueno es saberlo.

Resto del texto: