Pliego de cláusulas. La recepción de bienes y servicios.

Bueno llegamos al momento en el que nuestro contratista está ejecutando el contrato y tiene que entregar el bien o realizar las prestaciones acordadas.

Es hora de ver, y recuerdo que de momento nos estamos centrando en los contratos de servicios y de suministros, qué cláusulas regulan en nuestro pliego este momento del proceso:

1. Quién se encarga de esta fase.
2. La entrega.
3. La recepción.
4. La liquidación.
5. La garantía.

5. Recepción de bienes o servicios.

5.1.- Quién se encarga de ello.



La Ley de Contratos del Sector Público (en adelante LCSP) ha regulado más pormenorizadamente la asignación de responsabilidades administrativas en esta fase del proceso de compras.

En todo contrato, siempre será preciso supervisar la ejecución y adoptar las decisiones y dictar las instrucciones necesarias con el fin de asegurar la correcta realización por el contratista de la prestación pactada (art. 41.1º).

Según dice este artículo estas funciones "las puede" encomendar el órgano de contratación al responsable del contrato, persona física o jurídica, vinculada al ente, organismo o entidad contratante o ajena a él.

Entiendo que en todo contrato, se designe expresamente o no un responsable, debe haber una persona que se encargue de supervisar la ejecución y adoptar las decisiones necesarias para que el contrato se ejecute correctamente, porque que se contrate algo no significa que no sea de nuestra titularidad, competencia y responsabilidad. Por ello, creo que es bueno utilizar el pliego de cláusulas para asignar y concretar responsabilidades y así, designar con carácter general, como responsable del contrato a la persona que haya solicitado el bien o el servicio, siendo de su responsabilidad:

1. Supervisar la ejecución, adoptar las decisiones y dictar las instrucciones necesarias con el fin de asegurar la correcta realización por el contratista de la prestación pactada.
2. Constatar la entrega de bienes (art. 268.3º).
3. Recibir de conformidad los bienes (art. 268.4º).
4. Determinar si los servicios prestados se ajustan a lo acordado (art. 283.1º).
5. Exigir, en su caso, la subsanación de los defectos observados (art. 283.1º).

Además, en la vida del contrato se pueden dar múltiples incidencias que requerirán el concurso del responsable del contrato, quién deberá:

1. Proponer la imposición de penalidades por incumplimientos contractuales (art. 196.8º).
2. Proponer, en su caso, la prórroga del contrato (art. 23).
3. Proponer la resolución del contrato por incumplimiento culpable del contratista (art. 197.1º).
4. Informar sobre la prorroga en la ejecución del contrato (art. 197.2º).
5. Proponer la modificación por razones de interés público y para atender a causas imprevisibles (art. 202.1º).
6. Proponer la devolución de la garantía definitiva o exigir la subsanación de defectos (art. 205.3º).
7. Informar sobre la cesión del contrato (art. 209.2º).
8. Conocer o informar de la intención del contratista de subcontratar determinadas prestaciones (art. 210).

Basten como ejemplos de las incidencias que pueden surgir durante de la vida del contrato. Como ya manifesté en su momento, que un contrato marche bien no es una cuestión estrictamente jurídica del que elabora los pliegos, requiere la colaboración y coordinación con otras personas de la organización, especialmente, con aquellos que necesitan del bien o el servicio y que luego serán los responsables de la ejecución del contrato, colaboración continua durante toda la vida del contrato y que alcanza hasta el vencimiento del periodo de garantía acordado, momento en el que quedará extinguida la responsabilidad del contratista (art. 205.3º).

Si bien nos estamos centrando en los contratos de suministros y de servicios, en el caso de que se tratara de un contrato de obra, todas las siguientes actuaciones, que entiendo deben ser asignadas y asumidas por el responsable de contrato, se entenderán sin perjuicio de las que corresponden al Director Facultativo (art. 41.2º).


5.2. La entrega.

Como todos sabemos y según el art. 1.254 Código Civil, mediante un contrato de suministros o de servicios una empresa "da alguna cosa o presta algún servicio" a la Administración .

Una vez entregada la cosa o prestado el servicio, la Administración tiene que comprobar que lo que se ha entregado o prestado es acorde o es conforme a lo pactado y está satisfecha con lo hecho, momento en el que el contrato se entiende cumplido (art. 205).

De la misma forma que como consumidores debemos estar conformes con los bienes con el contrato (art. 3 de la Ley 23/2003, de 10 de julio, de Garantías en la Venta de Bienes de Consumo, en adelante Ley 23/2003), cuando somos Administración Pública no tenemos que dar por bueno todo lo que nos den o hagan los contratistas, ni tenemos que hacerlo inmediatamente.

Es más, como Administración Pública que somos, y además de otras muchas prerrogativas, siempre contamos con un mes desde la entrega para comprobar que el contratista ha cumplido su parte (art. 205.2º), plazo que, por razón de las características del contrato, puede ser ampliado.

En todo contrato y, en particular, en los contratos suministros se podrían dar las siguientes fases:

1. Una vez formalizado el contrato se puede iniciar el contrato, salvo que hubiera sido tramitado como urgente (art. 140.1º).
2. Desde este momento y hasta la entrega, el adjudicatario no tendrá derecho a indemnización por causa de pérdidas, averías o perjuicios ocasionados en los bienes antes de su entrega a la Administración, salvo que ésta hubiere incurrido en mora al recibirlos (art. 268.2º).
3. Una vez entregados los bienes, la Administración tendrá cómo mínimo un mes para proceder a la recepción formal y positiva de los bienes entregados (el art. 205.2º).
4. Una vez entregados, la Administración será responsable de la custodia de los mismos durante el tiempo que medie hasta su recepción formal y positiva (art. 268.3º).
5. La recepción puede ser simultánea a la entrega (art. 268.3º), si bien creo que es más lógico hacerlo siempre una vez comprobado que los bienes entregados son de nuestra conformidad y estamos satisfechos.

Para los contratos de servicios, y dado que estos tienen por objeto "prestaciones de hacer consistentes en el desarrollo de una actividad o dirigidas a la obtención de un resultado distinto de una obra o un suministro" (art. 10), la LCSP no habla expresamente entrega. Ello no significa que no se deba diferenciar entre:

1. La realización de la prestación.
2. La comprobación de lo hecho con lo acordado, momento en el que se valora la conformidad y satisfacción de la Administración con la prestación realizada.
3. En esa comprobación, si la Administración determinará que la prestación realizada por el contratista no se ajusta a las prescripciones establecidas para su ejecución y cumplimiento, se requeriría, en su caso, la realización de las prestaciones contratadas y la subsanación de los defectos observados con ocasión de su recepción (art. 283.1º).
4. Si los trabajos efectuados no se adecuan a la prestación contratada, como consecuencia de vicios o defectos imputables al contratista, la Administración puede rechazar la misma quedando exento de la obligación de pago o teniendo derecho, en su caso, a la recuperación del precio satisfecho (art. 283.1º).
5. La recepción de lo hecho, si la Administración valora que la prestación realizada por el contratista se ajusta a las prescripciones establecidas para su ejecución y cumplimiento (art. 283.1º).

Dados los efectos jurídicos que la entrega produce es necesario dejar constancia documental de la misma. La LCSP para la recepción habla de "acta", pero nada dice de la forma de constatar que se ha entregado un bien o se ha realizado un servicio.

Bueno tampoco eso es del todo cierto porque sí dice algo y de gran transcendencia práctica. Según la D.A. 19ª letra f) "todos los actos y manifestaciones de voluntad de los órganos administrativos o de las empresas licitadoras o contratistas que tengan efectos jurídicos y se emitan tanto en la fase preparatoria como en las fases de licitación, adjudicación y ejecución del contrato deben ser autenticados mediante una firma electrónica reconocida de acuerdo con la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de Firma Electrónica."

Dando por sentado que somos actualmente incapaces de tener documentos electrónicos para constatar estas circunstancias, hay que pensar en nuestros habituales documentos escritos. El Real Decreto 1098/2001, de 12 de octubre, por el que se aprueba el Reglamento General de la Ley de Contratos de las Administraciones Públicas (en adelante RD 1098/2001) tampoco aclara mucho el asunto. De los contratos de suministros los arts. 187 a 194 nada dicen y, de los contratos de servicios, se dice bastante en el art. 203.1º para los contratos de consultoría y asistencia (actualmente fuera de circulación), remitiéndose en su apartado segundo al pliego de cláusulas para regular la forma de constatación de la correcta ejecución de la prestación.

Dado que está claro que hay que dejar constancia de la entrega, que tenemos que hacerlo en papel y que podemos regular en nuestro pliego de cláusulas la forma de hacerlo, creo que:

1. Lo podemos hacer nosotros mediante un acta de entrega o
2. Utilizar el documento habitual del tráfico mercantil, el albarán.

En ambos casos, el documento debería ir firmado por el responsable del contrato y el representante de la empresa.


5.3.- La recepción.

Recepcionar un bien o un servicio, significa reconocer que el contratista ha cumplido el contrato.

El art. 205 regula el cumplimiento de los contratos, siendo necesario para entender que el contrato se ha cumplido que:

1. El contratista haya realizado la totalidad de la prestación,
2. Que lo haya hecho de acuerdo con los términos del mismo y a satisfacción de la Administración.
3. Que el cumplimiento se constate en un acto formal y positivo.

En cuanto al primer requisito, la regla general es que se haya realizado la totalidad de la prestación, aunque también es posible la existencia de prestaciones parciales, así el art. 218.5º establece que podrán ser objeto de recepción parcial aquellas partes de obra susceptibles de ser ejecutadas por fases que puedan ser entregadas al uso público, según lo establecido en el contrato.

Además es necesario que se haya realizado la prestación de acuerdo con los términos del contrato (art. 205.1º). Los términos del contrato son los establecidos en los pliegos de cláusulas administrativas y de prescripciones técnicas, generales y particulares (art. 192), a los que yo añadiría la oferta del contratista, pues la misma ha completado o mejorado nuestras cláusulas y debe tener valor contractual (art. 26.1º e)).

El contrato se entenderá cumplido por el contratista cuando éste haya realizado la totalidad de la prestación a satisfacción de la Administración, es decir, a satisfacción del responsable del contrato. ¿Y cuándo está satisfecho el responsable del contrato?, pues creo que se puede utilizar lo regulado para los consumidores (art. 3.1º de la Ley 23/2003):

1. Que lo entregado o realizado se ajuste a la descripción realizada por la Administración.
2. Que posea las cualidades que se hayan presentado en su oferta.
3. Que sea apto para los usos a que ordinariamente se destinen los bienes del mismo tipo.

Ese acta de recepción, y siguiendo con la línea argumentada, se suscribirá por el responsable del contrato y el contratista, pudiendo o debiendo, según el art. 205.2º, acudir la Intervención de la Administración en la fecha y lugar del acto, para su eventual asistencia en ejercicio de sus funciones de comprobación de la inversión.

Si bien esta es una forma de constatar la recepción y el cumplimiento del contrato, para ciertos casos creo que la formalidad del acta de recepción se puede sustituir por otra forma de acreditar que se ha cumplido el contrato y se ha cumplido a satisfacción de la Administración.

En concreto tanto para los contratos periódicos de suministros o servicios, como para todos aquellos que sean tramitados como contratos menores, la conformidad con los términos del contrato y la satisfacción del responsable del contrato con lo entregado o prestado se realizara firmando la factura del contratista (art. 72.1º g) RD 1098/2001), aunque no se dice, la firma debería ser la del responsable del contrato.


5.4.- La liquidación del contrato.

En el caso de ser necesario, dentro del plazo de un mes, a contar desde la fecha del acta de recepción o conformidad, deberá acordarse y ser notificada al contratista la liquidación correspondiente del contrato y abonársele, en su caso, el saldo resultante (art. 205.4º).

La propuesta de liquidación del contrato, en caso de ser necesaria, la debería hacer el responsable del contrato.

5.4.- La garantía.

En cuanto a la garantía, lo normal es que lo entregado o lo hecho tenga su garantía.

No obstante, atendidas las circunstancias concurrentes en el contrato, el órgano de contratación puede eximir al adjudicatario de la obligación de constituir garantía, justificándolo adecuadamente en los pliegos, especialmente en el caso de suministros de bienes consumibles cuya entrega y recepción deba efectuarse antes del pago del precio. Esta exención no es posible en el caso de contratos de obras y de concesión de obras públicas (art. 83.1º).

En el mismo sentido, el art. 205.3º establece que se exceptúan del plazo de garantía aquellos contratos en que por su naturaleza o características no resulte necesario, lo que deberá justificarse debidamente en el expediente de contratación, consignándolo expresamente en el pliego.

Como he dicho lo normal es exigir que el contratista deposite un 5 % del importe de adjudicación, excluido el Impuesto sobre el Valor Añadido (art. 83.1º) durante un plazo determinado, "transcurrido el cual sin objeciones por parte de la Administración quedará extinguida la responsabilidad del contratista" (art. 205.3º).

Según el art. 88, la garantía definitiva responderá de los siguientes conceptos:

1. De las penalidades impuestas al contratista conforme al artículo 196.
2. De la correcta ejecución de las prestaciones contempladas en el contrato, de los gastos originados a la Administración por la demora del contratista en el cumplimiento de sus obligaciones, y de los daños y perjuicios ocasionados a la misma con motivo de la ejecución del contrato o por su incumplimiento, cuando no proceda su resolución.
3. De la incautación que puede decretarse en los casos de resolución del contrato, de acuerdo con lo que en él o en esta Ley esté establecido.
4. Además, en el contrato de suministro la garantía definitiva responderá de la inexistencia de vicios o defectos de los bienes suministrados durante el plazo de garantía que se haya previsto en el contrato.

Enlazando con este último supuesto y para los contratos de suministros, el art. 268.4º dispone que "una vez recibidos de conformidad por la Administración bienes o productos perecederos, será ésta responsable de su gestión, uso o caducidad, sin perjuicio de la responsabilidad del suministrador por los vicios o defectos ocultos de los mismos".

Si durante el plazo de garantía se acreditase la existencia de vicios o defectos en los bienes suministrados tendrá derecho la Administración a reclamar del contratista la reposición de los que resulten inadecuados o la reparación de los mismos si fuese suficiente (art. 274.1º).

Añadiendo el art. 274.3º que si el órgano de contratación estimase, durante el plazo de garantía, que los bienes suministrados no son aptos para el fin pretendido, como consecuencia de los vicios o defectos observados en ellos e imputables al contratista y exista la presunción de que la reposición o reparación de dichos bienes no serán bastantes para lograr aquel fin, podrá, antes de expirar dicho plazo, rechazar los bienes dejándolos de cuenta del contratista y quedando exento de la obligación de pago o teniendo derecho, en su caso, a la recuperación del precio satisfecho.

De la misma forma y para los contratos de servicios, según el art. 283.2º 2 "si durante el plazo de garantía se acreditase la existencia de vicios o defectos en los trabajos efectuados el órgano de contratación tendrá derecho a reclamar al contratista la subsanación de los mismos".

El plazo de garantía estará directamente vinculado al objeto y a la naturaleza del contrato, así:

1. Si fueran obras, el plazo mínimo es de 1 año (art. 218.3º).
2. Si fueran suministros, el plazo mínimo será de 2 años (art. 9 Ley 23/2003).
3. Si fueran trabajos o prestaciones, propias del contrato de servicio, dependerá en cada caso de la naturaleza del trabajo o de la prestación.

El plazo podrá ser mejorado en la oferta del adjudicatario y se computará desde la fecha de recepción o conformidad (art. 205.3º).

Transcurrido dicho plazo, sin objeciones por parte de la Administración, quedará extinguida la responsabilidad del contratista (art. 205.3º).

En similares términos y para los suministros el art. 274.4º dice que "terminado el plazo de garantía sin que la Administración haya formalizado alguno de los reparos o la denuncia, el contratista quedará exento de responsabilidad por razón de los bienes suministrados" y para los contratos de servicios el art. 283.3º que establece que "terminado el plazo de garantía sin que la Administración haya formalizado alguno de los reparos o la denuncia a que se refieren los apartados anteriores, el contratista quedará exento de responsabilidad por razón de la prestación efectuada, sin perjuicio de lo establecido en los artículos 286, 287 y 288 sobre subsanación de errores y responsabilidad en los contratos que tengan por objeto la elaboración de proyectos de obras".

Tanto en los suministros como en los servicios, el contratista durante el plazo de garantía tendrá derecho a conocer y ser oído sobre la aplicación de los bienes suministrados (art. 274.2º) o sobre las observaciones que se formulen en relación con el cumplimiento de la prestación contratada (art. 283.4º).

Y para finalizar una imagen,