Pliego de Cláusulas. Forma de participar II.

Seguimos estudiando las cláusulas que deberían regular la forma de participar de las empresas en las licitaciones que convocamos.

Ya hemos visto:

1. Quién puede licitar: Las empresas, ya sean personas físicas o jurídicas, que, a su vez, pueden concurrir individual o solidariamente a través de Uniones Temporales de Empresas (U.T.E.).
2. Los requisitos para licitar: Todas las empresas deben tener plena capacidad de obrar, no estar incursas en prohibición para contratar y acreditar su solvencia económica, financiera y técnica o profesional. Si lo exigimos, también es requisito para licitar depositar la garantía provisional.

Ahora vamos a estudiar:

1. El Registro de Licitadores.
2. Los documentos a presentar.
3. La forma de presentarlos.

Dejaré para la última entrada de esta parte del pliego de cláusulas administrativas particulares:

1. La compulsa de documentos, bastanteo de poderes y otras gestiones administrativas.
2. El lugar de entrega de la documentación.
3. El plazo de entrega de la documentación.
4. Los efectos de la presentación de la oferta.
5. La recuperación de la documentación presentada.
6. Los medios de comunicación con las empresas.

3.6.- Registro de Licitadores.

La Ley de Contratos del Sector Público (en adelante LCSP) ha regulado en los arts. 301 a 307 la figura del Registro Oficial de Licitadores y Empresas Clasificadas, a nivel estatal y a nivel regional.

En sus respectivos ámbitos la inscripción en el Registro "acreditará frente a todos los órganos de contratación del sector público, a tenor de lo en él reflejado y salvo prueba en contrario, las condiciones de aptitud del empresario en cuanto a su personalidad y capacidad de obrar, representación, habilitación profesional o empresarial, solvencia económica y financiera, y clasificación, así como la concurrencia o no concurrencia de las prohibiciones de contratar que deban constar en el mismo", según dispone el art. 72.1º.

Según la D.T.4ª "reglamentariamente se regulará el funcionamiento del Registro Oficial de Licitadores del Estado, y se determinará el momento a partir del cual estará operativo, subsistiendo, hasta entonces, los registros voluntarios de licitadores que se hubieran creado hasta la entrada en vigor de la presente Ley conforme a lo dispuesto en la disposición adicional decimoquinta del Texto Refundido de la Ley de Contratos de las Administraciones Públicas, aprobado por el Real Decreto Legislativo 2/2000, de 16 de junio, es decir, hasta que se regule y establezca el momento a partir del cual estará operativo el Registro de Licitadores del Estado o se creen los Registro autonómicos, los licitadores que se encuentren inscritos en nuestros Registros Voluntarios de Licitadores podrán acreditar el cumplimiento de los requisitos para licitar mediante la inscripción en los mismos.

3.7.- Documentos necesarios para licitar.

Las empresas que liciten están obligadas a presentar determinada documentación y la forma de presentarla está legalmente condicionada porque:

1. Todas las empresas deben de acreditar cumplir los requisitos para licitar con el Sector Público (art.43.1º) y para ello, presentar para ello los documentos establecidos en el art.130.

2. El estudio de la documentación acreditativa de la capacidad y solvencia de las empresas lo realizará la Mesa de contratación "previamente" a la apertura en acto público de las ofertas económicas (art.144.1º), siendo posible solicitar documentación complementaria aclaratoria al empresario (art. 71). Es decir, sólo se deben valorar las ofertas de aquellas empresas que tengan capacidad y solvencia, y no hacerlo automáticamente de todas las empresas que licitan.


3. Además de la documentación acreditativa de la capacidad y solvencia de la empresa, cada licitador debe presentar la documentación acreditativa de los criterios de valoración de su oferta (art. 134). Según los criterios de valoración de las ofertas establecidos, en cada caso, por el órgano de contratación (art. 134.2º), las empresas deberán facilitar la documentación que incluya la siguiente información:

1. La acreditativa de los criterios de adjudicación que NO PUEDAN valorarse mediante cifras o porcentajes obtenidos a través de la mera aplicación de las fórmulas establecidas en los pliegos (calidad, rentabilidad, rentabilidad, valor técnico, características estéticas o funcionales, condiciones de mantenimiento....). La documentación que describa esta información se deben incluir en su propio sobre, ya que, según dispone el art. 134.2º último párrafo, la evaluación de las ofertas conforme a criterios no cuantificables y que requieren un juicio de valor se realizará previamente a la de aquellos otros criterios que puedan valorarse mediante la mera aplicación de fórmulas.
2. La acreditativa de los criterios de adjudicación que PUEDAN valorarse mediante cifras o porcentajes obtenidos a través de la mera aplicación de las fórmulas establecidas en los pliegos (precio o plazo), se incluirán en su propio sobre que se abrirá en acto público (art. 144.1º).

En resumen, las empresas deberán presentar su documentación en dos o tres sobres distintos, ya que, el momento en el cual se debe de acceder a su información está legalmente diferenciado:

1. Información sobre la empresa. En toda licitación, lo primero es examinar a las empresas y para ello debemos comenzar examinando la capacidad y solvencia de las empresas y, dado que es temporalmente el primer sobre que se debe abrir se denominará SOBRE A.

2. Información sobre la oferta. Una vez examinadas y admitidas aquellas empresas con capacidad y solvencia para ejecutar el objeto de nuestro contrato, se requiere información sobre la oferta. Legalmente es preciso separar la información de las ofertas que licitan:

1. Por un lado, se incluirá el precio y otros criterios de cuantificación automática mediante fórmulas y lo denominaremos SOBRE B.
2. Cuando en el pliego de cláusulas se hayan establecido otros criterios de valoración de las ofertas no cuantificables mediante fórmulas, se incluirá la información acreditativa de estos criterios en un sobre propio SOBRE C. Cuando estos criterios no cuantificables tengan más peso que los cuantificables mediante formulas se remitirá para su valoración al Comité de Expertos. Además, la apertura de este sobre y su estudio se realizará previamente a la apertura del SOBRE B.

Más o menos sería algo así:

Como dice el art. 67.2º H) del Real Decreto 1098/2001, de 12 de octubre, por el que se aprueba el Reglamento General de la Ley de Contratos de las Administraciones Públicas que en los pliegos de cláusulas es necesario precisar los documentos a presentar por los licitadores, así como la forma y contenido de las proposiciones, vamos a ir desglosando la información en función de los sobres que deberían presentar.

SOBRE A

En el sobre A se incluirá la documentación acreditativa de la capacidad y solvencia de la empresa, y contendrá, de forma ordenada y desglosada, la documentación que establece el art. 130:

1. Los que acrediten la personalidad jurídica del empresario y, en su caso, su representación.
2. Los que acrediten la clasificación de la empresa, en su caso, o justifiquen los requisitos de su solvencia económica, financiera y técnica o profesional.
3. Una declaración responsable de no estar incurso en prohibición de contratar.
4. Otros documentos que acrediten otros requisitos necesarios para licitar (como la habilitación profesional o empresarial del art. 43.2º).

En el sobre A, las empresas, para acreditar estos requisitos, deberán incluir:
1. En el caso de que exista Registro Voluntario de Licitadores y esté inscrita:

1. El certificado de Inscripción.
2. Una declaración responsable de vigencia de los datos contenidos en el mismo. Si se hubiese producido alteración de los datos registrales, se hará mención expresa en la citada declaración, uniendo la documentación correspondiente.
3. En su caso, los documentos precisos para probar ciertos requisitos que no resulten acreditados por la inscripción en el Registro (habilitaciones profesionales, solvencia...).

2. En el caso de no estar inscrita en el Registro Voluntario de Licitadores o no existir dicho Registro:


2.1.- Documentos para acreditar la capacidad de los licitadores:

1. Personas físicas: El Documento Nacional de Identidad del licitador cuando se trate de personas físicas o empresarios individuales.
2. Personas jurídicas: La escritura o documento de constitución, los estatutos o el acto fundacional, en los que consten las normas por las que se regula su actividad, debidamente inscrita en el Registro público que corresponda, según el tipo de persona jurídica de que se trate.
3. Uniones temporales de empresarios (U.T.E.): La anterior documentación de todos y cada uno de los empresarios y un escrito de compromiso en el que se indicará: los nombres y circunstancias de los que la constituyan, la participación de cada uno de ellos y la asunción del compromiso de constituirse formalmente en unión temporal en caso de resultar adjudicatarios. El citado documento deberá estar firmado por los representantes de cada una de las empresas que componen la unión.
4. Poder bastanteado. Todas las personas jurídicas que quieran licitar a las contrataciones convocadas deberán realizar el bastanteo de los poderes del representante de la empresa, salvo que se hubiera realizado y estuviera vigente.
5. Habilitación empresarial o profesional exigible para la actividad o prestación que constituya el objeto del contrato.

2.2.- Documentos para acreditar la solvencia económica, financiera y técnica o profesional de los licitadores.

Los requisitos de solvencia que se exijan a las empresas deben estar vinculados al objeto del contrato y ser proporcionales al mismo, en consecuencia, en cada licitación habrá que determinarlos y explicitarlos en el pliego de cláusulas y en el anuncio de licitación (art. 51):

1. En el caso de que sea precisa legalmente la clasificación para licitar, se deberá de incluir el certificado de clasificación en los correspondientes grupos, subgrupos y categorías. Si la empresa se encontrase pendiente de clasificación, deberá aportarse el documento acreditativo de haber presentado la correspondiente solicitud para ello, debiendo justificar el estar en posesión de la clasificación exigida en el plazo previsto en las normas de desarrollo de esta Ley para la subsanación de defectos u omisiones en la documentación.
2. En el caso de no ser precisa la clasificación, las empresas deberán presentar aquellos documentos que el órgano de contratación haya requerido, entre los legalmente establecidos en los arts. 64 a 68.
3. En todos los casos, hay que explicitarlo en el pliego de cláusulas y en el anuncio de licitación.

Todos las empresas que concurren en la unión temporal de empresas deberán acreditar, según los medios establecidos, su solvencia o, en su caso, estar debidamente clasificadas.

2.3.- Documentos que acrediten no estar incurso en ninguna prohibición para contratar.

Esta circunstancia se acreditará mediante:

1. Testimonio judicial o certificación administrativa, según los casos, y
2. una declaración responsable otorgada ante una autoridad administrativa, notario público u organismo profesional cualificado.

Como en todos los casos, y cuando se trate de una unión temporal de empresas , se deberá realizar una acreditación de no estar incurso en ninguna prohibición para contratar por cada una de las personas que concurren en la U.T.E..

3. Garantía provisional.

En el caso de que se haya exigido garantía provisional para licitar, los licitadores deberán depositar la garantía provisional por el importe señalado (art.91). La garantía provisional podrá prestarse en cualquiera de las formas previstas en el art. 84:

1. En efectivo o en valores de Deuda Pública, con sujeción, en cada caso, a las condiciones establecidas en las normas de desarrollo de esta Ley.
2. Mediante aval.
3. Mediante contrato de seguro de caución.
4. Mediante retención en el precio, para los contratos distintos a los de obra y concesión de obra pública.

Según el art. 91.3º, cuando se exijan garantías provisionales éstas se depositarán de la siguiente forma:

1. En la Caja General de Depósitos o en sus sucursales encuadradas en las Delegaciones de Economía y Hacienda, o en la Caja o establecimiento público equivalente de las Comunidades Autónomas o Entidades locales contratantes ante las que deban surtir efecto cuando se trate de garantías en efectivo. El resguardo acreditativo del deposito se incluirá en este sobre.
2. Ante el órgano de contratación, cuando se trate de certificados de inmovilización de valores anotados, de avales o de certificados de seguro de caución.

SOBRE B

En el sobre B se incluirá los documentos acreditativos de los aspectos económicos y de aquellos otros criterios de valoración de las ofertas que sean automáticamente evaluables por calcularse mediante fórmulas, ya que, la valoración se hará sesión pública (art. 144.1º).

En cuanto a la proposición económica, las empresas deben de saber y hay que regularlo en los pliegos de cláusulas, que:

1. Las proposiciones de los interesados deberán ajustarse a lo previsto en el pliego de cláusulas administrativas particulares (art. 129.1º).
2. Cada licitador no podrá presentar más de una proposición, sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 131 sobre admisibilidad de variantes o mejoras y en el artículo 132 sobre presentación de nuevos precios o valores en el seno de una subasta electrónica. Tampoco podrá suscribir ninguna propuesta en unión temporal con otros si lo ha hecho individualmente o figurar en más de una unión temporal. La infracción de estas normas dará lugar a la no admisión de todas las propuestas por él suscritas (art. 129.3º).
3. En la proposición deberá indicarse, como partida independiente, el importe del Impuesto sobre el Valor Añadido que deba ser repercutido (art. 129.5º).

En consecuencia, y partiendo de que la proposición se deberá ajustar a lo previsto en el pliego de cláusulas, la empresa deberá incluir en el SOBRE B su oferta económica indicando:

1. La identificación del licitador:

• Empresa:
• Representante de la empresa, cuando sea una persona jurídica y según el bastanteo de poderes realizado:

2. La identificación de la licitación:

• Objeto del contrato:
• Número de expediente:

3. Los datos económicos de la oferta:

• Precio o precios, sin I.V.A.:
• I.V.A.:
• Precio total:

Estos datos económicos se indicarán en número y letra, prevaleciendo, en caso de discrepancia entre el importe expresado en letra y el expresado en cifra, la cantidad que se consigne en letra.

4. La aceptación incondicional de la totalidad de las cláusulas o condiciones, sin salvedad o reserva alguna, como dice el art. 129.1º.

En el caso de una U.T.E., la oferta deberá ir cumplimentada por los representantes de todas las empresas que participan en la unión temporal de empresas.

Además, para ciertos contratos y pensando sobre todo en la revisión de precios puede ser oportuno solicitar a las empresas que su oferta económica se acompañe con la estructura de sus costes (art. 78.2º) o lo que técnicamente se conoce como "escandallo" que es un desglose de los costes de la oferta en el que se cifrarán todos los costes directos e indirectos superiores a un determinado % del coste total, que hayan sido considerados por el contratista para realizar su oferta, incluyendo su margen normal de beneficio.

Además de los aspectos económicos, se incluirá en este sobre los documentos acreditativos de otros criterios de valoración de las ofertas (distintos al precio, el plazo?) que sean automáticamente evaluables por calcularse mediante fórmulas.

SOBRE C

Este sobre sólo se deberá presentar cuando el órgano de contratación (art. 134.2º):

1. 
   
   
   Haya establecido criterios de adjudicación que NO PUEDAN valorarse mediante cifras o porcentajes obtenidos a través de la mera aplicación de las fórmulas establecidas en los pliegos (calidad, rentabilidad, rentabilidad, valor técnico, características estéticas o funcionales, condiciones de mantenimiento....).
   
   
   
   
2. 
   
   
   Que estos criterios de valoración "cuya cuantificación dependa de un juicio de valor" tengan una ponderación superior a aquellos que se pueden cuantificar automáticamente mediante formulas establecidas en los pliegos.
   
   
   
   
3. 
   
   
   Cuando concurran estos hechos, se deberá constituirse un comité que cuente con un mínimo de tres miembros, formado por expertos no integrados en el órgano proponente del contrato y con cualificación apropiada, al que corresponderá realizar la evaluación de las ofertas conforme a estos últimos criterios, o encomendar esta evaluación a un organismo técnico especializado, debidamente identificado en los pliegos.
   
   
   
   

El Comité de expertos valorará los criterios de adjudicación en función de la documentación presentada en el SOBRE C. Este sobre contendrá los documentos acreditativos de los criterios de adjudicación del contrato, como memorias, proyectos, el programa de trabajo y las condiciones garantía y mantenimiento...

La información presentada en este sobre debe estar estructurada de forma clara y concisa, sin contener referencias a documentos externos o anexos no incluidos cuando éstos sean puntos clave en la valoración de la propuesta y ajustarse en la medida de lo posible a la sistemática seguida por los criterios de valoración, al objeto de su correcta calificación y puntuación.

3.8. Forma de presentar la documentación.

En cuanto a la forma de presentar la documentación, hay que ver dos aspectos: el soporte de la información (papel o electrónico) y la forma de entregar la información.

1. Soporte de la información.

Es necesario tener presente que la LCSP, como dice en su Exposición de Motivos, ha “optado por la plena inserción de los medios electrónicos, informáticos y telemáticos en el ámbito de la contratación pública, a fin de hacer más fluidas y transparentes las relaciones entre los órganos de contratación y los operadores económicos”.

Fruto de esa opción legal es la posibilidad de utilizar medios electrónicos para:

1. 
   
   
   Presentar un certificado electrónico de inscripción en el Registro de Licitadores y Empresas Clasificadas (art. 130.3º).
   
   
   
   
2. 
   
   
   Constituir las garantías, provisionales o definitivas, (art. 84.3º).
   
   
   
   
3. 
   
   
   Licitar electrónicamente, bien mediante las subastas electrónicas (art. 132), bien mediante los sistemas dinámicos de adquisición (art. 184.3º).
   
   
   
   
4. Presentar por medio electrónico cualquier referencia hecha a un documentos escrito (D.A. 19ª 1º h) o, en un futuro, presentar sus facturas electrónicamente (D.A.19ª segundo).

Teniendo en cuenta que la implantación de la administración electrónica conlleva la necesidad de utilizar nuevas figuras como la firma electrónica reconocida (D.A. 19ª f), el sellado de tiempo (art. 42.3º), las sedes administrativas y los registros electrónicos y que la implantación de estas figuras es una cuestión bastante compleja, la admisión de estos soportes electrónicos quedará temporalmente postergada y la mayor parte de la documentación en la mayor parte de las licitaciones seguirá llegando en soporte papel.

Otra cosa es que, en determinados casos, nos interese que la información, sobre todo aquella que se debería incluir en el sobre C, se adjunte en soporte informático.

2. Forma de entregar la documentación.
Si las anteriores cláusulas persiguen facilitar a los licitadores la participación en las convocatorias, también hay que pensar, cuando redactamos los pliegos de cláusulas, en nosotros mismos y en facilitarnos todo lo posible la gestión administrativa del proceso de compras.
Así, cada sobre deberá indicar en su exterior:
1. Denominación de los sobres.

• Cada uno de los sobre irá identificado con el objeto del contrato y el número de expediente.
• SOBRE A: Documentación acreditativa de la capacidad y solvencia para la contratación de:
• SOBRE B: Oferta económica y otros aspectos cuantitativos para la contratación de:
• SOBRE C: Documentación técnica para la contratación de:

2. Información de la empresa en el exterior de cada uno de los sobres:

• Nombre de la empresa:
• C.I.F.:
• Representante de la empresa en la licitación:
• Dirección a efectos de notificaciones:
• Teléfono:
• Fax:
• Correo electrónico:

Y para finalizar la entrada, una imagen: