¿Seguimos incoando el expediente?. No, a cascala!!!

Vuelvo al proceso de compras y a su adaptación a lo dispuesto en la Ley de Contratos del Sector Público (en adelante LCSP) .

Una vez que ha surgido una necesidad de un bien o un servicio que no se puede satisfacer con los recursos propios de la organización y que se ha analizado y enfocado jurídicamente por el órgano especialista en las compras, llegamos a la incoación del expediente de contratación.

El expediente de contratación, como todo expediente, es "el conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedente y fundamento a la resolución administrativa, así como las diligencias encaminadas a ejecutarla", según dispone el art. 164 del Real Decreto 2568-1986, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento de organización, funcionamiento y régimen jurídico de las Entidades locales (en adelante ROF). Añadiendo que "los expedientes se formarán mediante la agregación sucesiva de cuantos documentos, pruebas, dictámenes, decretos, acuerdos, notificaciones y demás diligencias deban integrarlos, y sus hojas útiles serán rubricadas y foliadas por los funcionarios encargados de su tramitación".

Y yo me pregunto, ¿es necesario incoar un expediente de contratación?, porque nosotros sí que lo estamos haciendo, aunque vista la opinión de la Junta Consultiva de Contratación Administrativa y la experiencia práctica, probablemente dejemos de hacerlo.

La Junta Consultiva en su informe 31/05, de 29 de junio de 2005 y bajo la rúbrica “inicio del expediente de contratación” motiva la no necesidad de incoar un expediente de contratación con los siguientes argumentos (actualizados a la LCSP):

1. "La celebración de contratos por parte de las Administraciones Públicas requerirá la previa tramitación del correspondiente expediente, que se iniciará por el órgano de contratación motivando la necesidad del contrato", según dispone el art. 93.1º de la LCSP.

2. En similares términos el art. 73.1º del Real Decreto 1098/2001, de 12 de octubre, por el que se aprueba el Reglamento General de la Ley de Contratos de las Administraciones Públicas (en adelante RD 1098/2001) establece que "los expedientes de contratación se iniciarán por el órgano de contratación determinando la necesidad de la prestación objeto del contrato, bien por figurar ésta en planes previamente aprobados o autorizados, bien por estimarse singularmente necesaria."


3. Literalmente, sólo se dice "se iniciará" no se usa el término "acuerdo" como en su momento hacía el artículo 24 de la Ley de Contratos del Estado de 1965 o el término "resolución" que sí se utiliza expresamente para la aprobación del expediente (art. 94.1º).

4. El segundo gran motivo que da la Junta Consultiva son "cuestiones de índole práctico y de simplificación procedimental". No estando expresamente regulado este principio para la tramitación de los contratos, recurre supletoriamente a la Ley 30/1992 de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, y a lo allí dispuesto en relación a los principios de economía, celeridad y eficacia.

En resumen, para la Junta Consultiva, incoar el expediente de contratación mediante una resolución del órgano de contratación además de no ser legalmente necesario, retrasa, enreda y burocratiza más el expediente.

Actualmente nosotros estamos incoando formalmente mediante "decreto" del órgano de contratación. Y cuando digo decreto es una resolución del Presidente de la Entidad Local cuya existencia se certifica con todos los sacramentos establecidos en el artículo 205 del ROF que establece que "se expedirán por orden del Presidente de la Corporación y con su visto bueno, para significar que el Secretario o funcionario que las expide y autoriza esta en el ejercicio del cargo y que su firma es auténtica. Irán rubricadas al margen por el jefe de la unidad al que corresponda, llevarán el sello de la Corporación y se reintegrarán, en su caso, con arreglo a la respectiva ordenanza de exacción, si existiere".

No obstante, vista la experiencia y si conseguimos los acuerdos necesarios, seguiremos la línea que marca la Junta Consultiva de Contratación Administrativa y suprimiremos este documento. Me explico:

1. Si bien es cierto lo que dice la Junta Consultiva, también lo es que en el ámbito local, nuestra normativa nos dice literalmente que cuando un expediente se inicie de oficio "será cabeza del expediente el acuerdo y orden de proceder", art. 165.2º del ROF.
2. Este acuerdo u orden de proceder deberá ser adoptado el órgano competente para la contratación, que actualmente y según lo establecido por la Disposición Adicional 2ª de la LCSP, es el Presidente o el Pleno de la Entidad, según lo casos.

En base a estos preceptos legales, nosotros tenemos el hábito de incoar formalmente el expediente de contratación, lo cual nos ha aportado las siguientes ventajas:

1. Se ha conseguido "activar" a los funcionarios. Ahora es el Presidente de la Entidad el que ordena que se incorpore el certificado de existencia de crédito, el informe o el pliego, y eso se nota.
2. Utilizando el decreto, se ha conseguido que ciertos expedientes de contratación contengan todos los requisitos legales previos a su aprobación. En este sentido, es necesario recordar que una vez iniciado el expediente es legalmente necesario que al mismo se incorpore la motivación de la necesidad del contrato (art. 93.1º) y la expresión de dicha necesidad debidamente plasmada; el pliego de cláusulas administrativas particulares y el de prescripciones técnicas (art. 93.2º); el informe del servicio jurídico del pliego de cláusulas administrativas particulares (art. 99.6º); el certificado de existencia de crédito y la fiscalización del expediente (art. 93.3º). Aprovecho para recordar que tanto el informe del servicio jurídico como los actos de fiscalización en el ámbito local serán de competencia de la Secretaría y de la Intervención, según la D.A.2ª en su punto 8º).
3. Entre otros factores, la utilización del decreto nos ha permitido completar toda la documentación necesaria para aprobar correctamente los expedientes, ya que, según dice literalmente el art. 94.1º "completado el expediente de contratación, se dictará resolución motivada por el órgano de contratación aprobando el mismo y disponiendo la apertura del procedimiento de adjudicación".
4. Se ha conseguido mejorar y normalizar la forma de comunicación interna, en la medida en que el acuerdo de iniciar un expediente se comunica a la Intervención para que expida el certificado de existencia de crédito, al órgano especialista en compras para que elabore el pliego de cláusulas administrativas particulares y al servicio que está interesado en la contratación para que sepa que su solicitud ya está en marcha.
5. Se ha conseguido cambiar los hábitos, en la medida en que ahora se considera lógico y normal el orden secuencial de las actuaciones y los documentos en que se plasman.

Las desventajas de incoar formalmente el decreto son claras: más papel, más firmas, más burocracia y más enredo.

Como ya anticipé, nuestro objetivo, además de adaptarnos jurídicamente a la LCSP, es dotar al proceso de mejores niveles de rapidez, sencillez, facilidad y comodidad para todos los que intervienen en el mismo y, entre otras muchas iniciativas, lo que podemos hacer es simplificar el expediente de contratación.

¿Y qué es simplificar la tramitación de un expediente?.

La simplificación tiene ya "más años que cascorro". Hace ya 21 años a alguien se le ocurrió regular la necesidad de simplificar la tramitación de los expedientes, estableciendo el art. 167 del ROF que "la tramitación de los expedientes se simplificará cuanto sea posible".

Hace 16 años el preámbulo de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común daba por caducadas "las técnicas burocráticas formalistas". No hablaba de simplificar, pero sí establecía que era necesario impulsar y dar celeridad al procedimiento administrativo.

Mientras tanto, la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económico (OCDE) y la Unión Europea, tomaron consciencia de que la actividad de las administraciones públicas tenía una incidencia inmediata en las actividades privadas, y por lo tanto en el crecimiento económico y en la generación de empleo, y comenzaron a prestar una especial atención a las distintas vertientes de la simplificación.

Aquí la administración del estado aprobó en su Plan General de Simplificación dentro del Libro Blanco y, poco después, se consideraba a "la simplificación administrativa, como condicionante y presupuesto de la administración electrónica" (preámbulo del Real Decreto 209/2003, de 21 de febrero, por el que se regulan los registros y las notificaciones telemáticas).

Cuatro años más tarde, se reguló la administración electrónica y por fin, con rango de ley, se consagra la simplificación administrativa como un principio "por el cual se reduzcan de manera sustancial los tiempos y plazos de los procedimientos administrativos, logrando una mayor eficacia y eficiencia en la actividad administrativa", como establece el art. 4 apartado j de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos.

Nosotros, en muchos aspectos, seguimos siendo unos burócratas formalistas o unos formalistas burocratizados, pero ahora sabemos claramente dónde y cómo se puede simplificar la tramitación del expediente de contratación. Así si consiguieramos los acuerdos oportunos esta parte del proceso de compras se podría simplificar de la siguiente manera.

Eliminaríamos tres pasos que se materializan en tres documentos y cuatro firmas. Algo es algo.

Ya sabéis que el sofrito que estoy utilizando para cocinar en este blog es siempre el mismo, "contratos" y "administración electrónica", única forma de mejorar la gestión de los contratos y de cualquier otra tarea.

La simplificación administrativa es uno, entre otros muchos, de los condimentos que hay que utilizar. Así que, después de bastante tiempo, visto que no es necesario y no aporta valor añadido alguno, y agradeciéndole los servicios prestados vamos a mandar el decreto de incoación del expediente de contratación a cascala!!!!.

PD.: A cascala!!! es una expresión muy socorrida que utilizamos a menudo, y con la que damos punto y final a diversas situaciones, sucesos o acontecimientos.