El proceso de compras. Visión general.

Pues si, después de estas fiestas navideñas, más o menos me siento como el de la imagen en estos momentos de volver al tajo.

Hace ya dos meses que la Ley de Contratos del Sector Público fue aprobada.

En esta vacatio legis (6 meses) hemos iniciado diversas actuaciones para adaptarnos a lo regulado en la nueva norma.

Sucintamente, y a modo de recapitulación, lo que hemos hecho ha sido:

1. Extraer las primeras conclusiones e identificar las líneas prioritarias de actuación.
2. Presentar las conclusiones a las partes afectadas (Secretaría, Intervención, Departamento Informática, Departamento de Contratación).
3. Llegar a un acuerdo sobre las actuaciones prioritarias a desarrollar: adaptación de la página web a lo previsto para el perfil de contratante y, adaptación jurídica y rediseño de los procesos de trabajo más demandados en el Departamento (servicios y suministros).
4. Diseñar el perfil de contratante, adaptándolo a los requerimientos técnico-legales establecidos, y presentarlo a la Secretaría y al Departamento de Informática para su impulso y desarrollo.

El siguiente paso es iniciar la adaptación jurídica y el rediseño del proceso de compras.

Cuando uso el término “compras” lo hago de una forma muy amplia, es decir, como toda acción de adquirir todo tipo de bienes, servicios o suministros que sean necesarios para una organización. Por tanto, el concepto “compras” no debe limitarse exclusivamente a una tipología de contratos, los de suministro, pues en las referencias al proceso de compras se engloba todo aquello que una organización solicita al mercado por no tener capacidad de producirlo o prestarlo con sus propios medios.

¿Y qué es el proceso de compras?

Seguidamente voy a extractar algunas reflexiones sobre el proceso de compras. Si alguien tiene ánimo, quiere empezar el 2008 con ganas y le apetece profundizar sobre el proceso de compras puede pinchar aquí.

El proceso de compras sería la secuencia de fases y actividades que transforman, por medio de los recursos disponibles de la organización, una solicitud de un bien o servicio realizada por un departamento en la provisión del bien o la prestación del servicio solicitado por parte del proveedor.

La gestión eficaz del proceso de compras sería aquella capaz de incorporar en cada fase un valor añadido como las mejores condiciones de calidad y precio, rapidez, comodidad y simplicidad para todos los participantes en el mismo, además por su puesto, del cumplimiento del procedimiento legalmente establecido.

Entre las características del proceso de gestión de compras cabe destacar que:

1. Es un proceso universal. Todas las entidades públicas de cualquier ámbito territorial (local, regional, estatal o supraestatal) deben satisfacer sus necesidades internas de bienes y servicios.
2. Es un proceso complejo. En el proceso de gestión de compras participan casi todos los servicios verticales y transversales de la entidad. De ahí la necesidad de poner en marcha mecanismos de organización, coordinación, análisis y simplificación del proceso de compras.
3. Es un proceso dinámico. Las entidades públicas deben satisfacer nuevas demandas y expectativas sociales. Para ello y cada vez en más casos, se acude a la contratación de bienes y servicios en el mercado. El proceso de compras es un área dinámica debido a que de su capacidad de adaptación depende el control del gasto público, la calidad y los plazos de la prestación de los servicios, los resultados de la organización y, en definitiva, la satisfacción de las necesidades y las expectativas de los clientes de la Administración en cada momento.

¿Cómo funciona el proceso de compras?

El proceso de compras se inicia mediante una solicitud de un departamento o unidad interesada en la provisión de un bien o un servicio. Este departamento es quién conoce las necesidades y/o las expectativas de los ciudadanos o de la propia organización y quién debe satisfacerlas.

La solicitud es estudiada y canalizada por el departamento responsable de las compras. Esta unidad es quién desarrolla una solución para satisfacer esa necesidad de un bien o un servicio, busca potenciales proveedores y contribuye a la selección de la mejor oferta.

El proceso de compras concluye con la entrega del bien o el servicio por el proveedor y la satisfacción de la necesidad del departamento que inició el proceso. En lógica correspondencia, la Administración efectúa el pago del precio convenido al proveedor.

¿Quién interviene en el proceso de compras?.

Como ya he comentado el proceso de compras es un proceso complejo, ya que, participan casi todos los servicios verticales y transversales de la entidad, es decir, en las compras, siempre hay una pluralidad de partes implicadas en el mismo. Para identificar a dichas partes les he asignado la siguiente denominación:

1. El que necesita un bien o un servicio, (Servicios interesados en la contratación como dice el art. 73. 2ª del RD 1098/2001).
2. El especialista en compras. Si bien siempre es un deseo a la hora de legislar el hacerlo de una forma sencilla y entendible que permita conseguir el efecto pretendido por la norma, lo cierto es que en lo que a la contratación se refiere, la realidad demuestra que es necesario, siempre que sea posible, de un órgano especializado en gestionar las compras. La realidad es que para satisfacer una necesidad de un bien o un servicio hay de por medio 309 artículos en la LCSP que cuando se desarrollen en el correspondiente Reglamento serán x, cuando x tiende a infinito. Es necesario un órgano especializado que conozca esa espesa maraña legal y sepa conseguir de una forma rápida, sencilla y cómoda el bien o servicio que mejor relación de calidad/precio ofrezca el mercado. La misión de este órgano no sólo es cumplir el procedimiento legalmente establecido para comprar, sino satisfacer de una forma rápida, cómoda y sencilla las necesidades que otros departamentos de la organización pueden tener de bienes y servicios.
3. El que controla económicamente el proceso, (Intervención).
4. El que controla jurídicamente el proceso, (Secretaría).
5. El que decide, (Órgano de contratación).
6. El proveedor (Empresas).
7. Otras partes que intervienen en el proceso: la Tesorería, el Registro General, Conserjería, la Imprenta, ....

Se suele decir que una imagen vale más que mil palabras, así que gráficamente podríamos dibujar el proceso de compras con el siguiente mapa:

En la columna de la izquierda aparecen las partes más relevantes que intervienen en el proceso. Secuencialmente y numeradas se describen las actividades que cada uno de ellos realiza desde que se inicia el proceso hasta que termina. Tres colores distintos para definir las tres grandes fases de este proceso:

1. La preparación del expediente en naranja.
2. La selección del proveedor en azul.
3. La ejecución del contrato en verde.

El orden de trabajo para la adaptación jurídica y rediseño del proceso va a ser el establecido por el propio proceso de compras, que a su vez es el orden que sigue la LCSP, ventaja señalada por José Antonio Moreno Molina, director de la Revista Contratación Administrativa Práctica, en el la presentación de la nueva LCSP editada por La Ley, señalando que "la estructura de la LCSP presenta diversas ventajas como adecuarse mejor a las distintas fases de la contratación pública ajustándose así más a la cadencia en que se desarrolla su gestión..."

A la hora de afrontar la adaptación jurídica y el rediseño del proceso es necesario tener presente la información que nos dé una visión global del proceso:

En consecuencia y para finalizar esta primera entrada del año 2008:

1. Iniciaremos la adaptación jurídica siguiendo la carencia de actividades del proceso.
2. El proceso de compras siempre se inicia porque otro departamento de la organización necesita de un bien o un servicio.
3. Son estos departamentos los primeros llamados a adaptarse a los cambios introducidos por la LCSP.
4. Estos departamentos deberán aprender a cumplimentar sus solicitudes de contratación, calcular el valor estimado de los contratos y definir técnicamente lo que necesitan de conformidad con lo establecido en la LCSP.
5. Las nuevas solicitudes de contratación y los nuevos pliegos de prescripciones técnicas, además de adaptarse jurídicamente a lo establecido, deberán satisfacer los requerimientos de la siguiente parte que interviene en el proceso, el órgano especialista en las compras.